Księgowa, która zniknęła z dokumentami

O tym, jak trzy lata dokumentacji wyparowały wraz z biurem rachunkowym

Są telefony, po których wiem, że najbliższe tygodnie będą piekłem.

Ten przyszedł w poniedziałek o siódmej rano.

— Panie Januszu, mam kontrolę za dwa tygodnie. I nie mam dokumentów.

— Jak to nie ma Pan dokumentów?

— Bo moja księgowa zniknęła. Z całym biurem. Z wszystkimi papierami. Nie ma jej od miesiąca.

Usiadłem. Kawa mogła poczekać.

— Proszę przyjechać do mnie. Natychmiast.

Historia zniknięcia

Pan Zbigniew prowadził firmę transportową. Dwadzieścia lat w branży, osiem ciężarówek, piętnastu pracowników. Solidny biznes, stabilni klienci, regularne przychody.

Księgowość od dziesięciu lat prowadziła mu pani Grażyna. Małe biuro rachunkowe, jednoosobowe, ale rzetelne. Pani Grażyna znała firmę pana Zbigniewa jak własną kieszeń. Wiedziała wszystko — o kontraktach, o kosztach, o problemach.

Może nawet za dużo wiedziała.

Pod koniec zeszłego roku pani Grażyna zaczęła się zachowywać dziwnie. Nie odbierała telefonów. Spóźniała się z deklaracjami. Na pytania odpowiadała wymijająco. Pan Zbigniew niepokoił się, ale co miał zrobić? Znali się tyle lat. Ufał jej.

W styczniu pani Grażyna przysłała maila: "Przepraszam, mam problemy osobiste, muszę wyjechać na jakiś czas. Wrócę za miesiąc".

Miesiąc minął. Pani Grażyna nie wróciła.

Pan Zbigniew próbował dzwonić — telefon wyłączony. Pisać — brak odpowiedzi. Pojechał pod adres biura — lokal zamknięty, tabliczka zdjęta, w oknach ciemno.

Pani Grażyna zniknęła. A wraz z nią — trzy lata dokumentacji firmy transportowej. Faktury, umowy, listy przewozowe, rozliczenia kierowców, dokumentacja floty. Wszystko.

Pan Zbigniew miał w domu tylko własne wyciągi bankowe i kopie kilku ważniejszych umów. Reszta — całość dokumentacji księgowej — była w biurze pani Grażyny.

Które przestało istnieć.

A za dwa tygodnie miała być kontrola skarbowa.

Detektywi od papierów

Siedziałem z panem Zbigniewem i spisywałem plan.

— Ile mamy czasu?

— Czternaście dni.

— Co Pan ma w domu?

— Wyciągi bankowe za ostatnie dwa lata. Może trzy. Kopie umów z największymi klientami. I tyle.

— A w firmie? Jakieś papiery w biurze?

— Listy przewozowe. Ale nie wszystkie — część pani Grażyna zabierała do księgowania.

Czternaście dni na odtworzenie trzech lat dokumentacji. Niemożliwe? Prawie. Ale "prawie" robi różnicę.

Zaczęliśmy od listy tego, czego potrzebujemy:

• Faktury zakupowe (paliwo, serwis, części, ubezpieczenia)
• Faktury sprzedażowe (usługi transportowe)
• Umowy z kontrahentami
• Dokumentacja pracownicza (umowy, listy płac)
• Deklaracje ZUS, VAT, PIT
• Rozliczenia kierowców (delegacje, diety)
• Dokumentacja pojazdów (leasingi, przeglądy)

Potem zaczęliśmy odtwarzać.

Wyścig z czasem — dzień po dniu

Dni 1-3: Banki

Zaczęliśmy od banków. Pan Zbigniew miał konta w dwóch bankach — firmowe i pomocnicze. Złożyliśmy wnioski o historię transakcji za trzy lata. Pełną, ze wszystkimi przelewami.

Banki działały szybko — w ciągu 48 godzin mieliśmy wyciągi. Każdy przelew wychodzący to potencjalna faktura zakupowa. Każdy przelew przychodzący to faktura sprzedażowa.

Dni 3-5: Kontrahenci

Wzięliśmy listę wszystkich firm, którym pan Zbigniew płacił przez ostatnie trzy lata. Stacje paliw, warsztaty, firmy leasingowe, ubezpieczyciele, dostawcy części.

Zaczęliśmy dzwonić. Każda rozmowa wyglądała podobnie:

"Dzień dobry, tu firma transportowa pana Zbigniewa. Mieliśmy awarię w biurze rachunkowym i straciliśmy część dokumentacji. Czy mogliby Państwo przysłać duplikaty faktur za lata 2021-2023?"

Większość firm współpracowała. Niektóre wystawiały duplikaty od ręki. Inne potrzebowały kilku dni. Kilka odmówiło — "nie przechowujemy tak starych dokumentów".

Równolegle kontaktowaliśmy się z klientami pana Zbigniewa — firmami, którym świadczył usługi transportowe. Prosiliśmy o kopie faktur, które od niego otrzymali.

To był maraton telefoniczny. Dziesięć, dwanaście, piętnaście godzin dziennie przy telefonie i mailu.

Dni 5-8: Urzędy

ZUS miał kopie deklaracji. Urząd skarbowy miał JPK. Złożyliśmy wnioski o udostępnienie danych.

Procedura trwała, ale zadziałała. Dostaliśmy kopie wszystkich deklaracji złożonych przez panią Grażynę w imieniu pana Zbigniewa.

I tu pojawił się pierwszy problem.

Patrząc na deklaracje VAT i JPK, zauważyłem nieścisłości. Kwoty nie pasowały do przelewów bankowych. Niektóre faktury, które widzieliśmy w wyciągach, nie pojawiały się w JPK. Inne pojawiały się w dziwnych kwotach.

Pani Grażyna nie tylko zniknęła. Pani Grażyna prawdopodobnie popełniała błędy. Albo coś gorszego.

Ale to był problem na później. Teraz liczyła się kontrola.

Dni 8-11: Pracownicy i pojazdy

Dokumentacja pracownicza — umowy, listy płac, rozliczenia delegacji — była najtrudniejsza do odtworzenia.

Poprosiliśmy kierowców o współpracę. Każdy dostał arkusz do wypełnienia: daty pracy, trasy, diety, które pamiętają. Krzyżowaliśmy to z listami przewozowymi, które zostały w firmie, i z danymi GPS z ciężarówek.

Firmy leasingowe przysłały kopie umów. Ubezpieczyciele przysłały polisy. Stacje diagnostyczne — wyniki przeglądów.

Dni 11-13: Składanie puzzli

Mieliśmy setki dokumentów z dziesiątek źródeł. Teraz trzeba było złożyć je w całość, która ma sens.

Pracowaliśmy całą noc. Ja, moja asystentka i pan Zbigniew. Sortowanie, numerowanie, zestawianie. Sprawdzanie, czy każda pozycja w wyciągu bankowym ma odpowiadający dokument.

Nie udało się odtworzyć wszystkiego. Około 10% transakcji nie miało pełnej dokumentacji. Brakowało kilkunastu faktur od kontrahentów, którzy odmówili współpracy lub już nie istnieli.

Ale 90% mieliśmy.

Dzień 14: Kontrola

Inspektorzy przyjechali punktualnie o dziewiątej.

Pan Zbigniew był blady jak ściana. Ja byłem zmęczony jak nigdy w życiu.

Położyłem przed nimi segregatory. Jedenaście sztuk. Plus pendrive z plikami elektronicznymi. Plus dokumentację odtworzenia — skąd co pochodzi, dlaczego niektóre rzeczy są w duplikatach.

Wyjaśniłem sytuację. Zniknięcie księgowej. Odtworzenie dokumentacji. Czternaście dni pracy.

Inspektorzy słuchali. Przeglądali. Sprawdzali.

Kontrola trwała cztery dni. Nie dwa tygodnie, jak się spodziewałem — bo dokumentacja była uporządkowana i zrozumiała.

Wynik? Niewielka korekta VAT — jakieś dwanaście tysięcy złotych. Głównie z powodu tych 10% transakcji, których nie udało się w pełni udokumentować.

Dwanaście tysięcy zamiast potencjalnych setek tysięcy, gdybyśmy nie mieli nic.

Co stało się z panią Grażyną?

Przez następne miesiące próbowaliśmy ją znaleźć.

Okazało się, że pani Grażyna miała poważne problemy osobiste i finansowe. Mąż ją zostawił, była zadłużona, miała problemy ze zdrowiem psychicznym. W pewnym momencie po prostu... odpuściła. Zostawiła wszystko i wyjechała.

Nie było w tym złej woli — przynajmniej nie w sensie kryminalnym. Ale były błędy w dokumentacji, które popełniała przez ostatnie dwa lata. Błędy wynikające z pośpiechu, zmęczenia, braku koncentracji.

Pan Zbigniew mógł złożyć zawiadomienie o przestępstwie. Mógł ją pozwać. Nie zrobił tego.

— Panie Januszu — powiedział — ta kobieta pracowała dla mnie dziesięć lat. Nigdy mnie nie oszukała. Miała trudny okres i się załamała. Nie będę jej dobijał.

Zamknął sprawę. Znalazł nową księgową — moją asystentkę, która poznała jego firmę podczas maratonu odtwarzania dokumentacji.

I wyciągnął wnioski.

Nowe zasady

Od sprawy pana Zbigniewa każdy mój klient słyszy to samo:

Zasada 1: Nigdy nie zostawiaj całej dokumentacji w jednym miejscu. Zawsze miej kopie u siebie — fizyczne lub elektroniczne.

Zasada 2: Kopie elektroniczne faktur — skanowane na bieżąco, przechowywane w chmurze lub na zewnętrznym dysku.

Zasada 3: Dostęp do systemów. Jeśli biuro rachunkowe używa programu księgowego — poproś o dostęp do podglądu. Powinieneś móc zobaczyć swoje dane bez pośrednictwa księgowej.

Zasada 4: Regularne sprawdzanie. Raz na kwartał — spotkanie z księgową, przegląd dokumentów, pytania o wątpliwości. Nie "ufam, że wszystko jest OK" — "sprawdzam, że wszystko jest OK".

Zasada 5: Plan awaryjny. Co zrobisz, jeśli księgowa nagle zachoruje, umrze, zniknie? Kto przejmie dokumentację? Czy wiesz, gdzie jest?

Czego ta historia uczy?

Ufaj, ale przechowuj kopie.

Twoja księgowa może być najuczciwszą osobą na świecie. Może pracować dla ciebie dwadzieścia lat bez jednej wpadki. Ale ludzie chorują. Mają wypadki. Czasem — znikają.

Dokumentacja to Twoja sprawa. Nie księgowej. Twoja.

Jeśli jutro Twoje biuro rachunkowe spłonie, zamknie się albo zniknie — czy będziesz w stanie odtworzyć swoje finanse? Czy masz kopie kluczowych dokumentów? Czy wiesz, gdzie są deklaracje, umowy, faktury?

Jeśli odpowiedź brzmi "nie wiem, tym zajmuje się księgowa" — zmień to. Dziś. Teraz.

Bo kontrola nie poczeka, aż znajdziesz swoją zaginioną księgową.

Kiedy ostatnio robiłeś kopię zapasową swoich dokumentów firmowych? Jeśli nie pamiętasz — to właśnie jest odpowiedź.

Księgi i kłopoty • LEX TAX J.Opala Sp. jawna