Faktura, która wróciła z zaświatów

O tym, jak zmarły kontrahent wystawił fakturę trzy miesiące po własnym pogrzebie

Pan Mariusz prowadzi hurtownię materiałów wykończeniowych. Solidny biznes, piętnaście lat na rynku, setki kontrahentów. Przyszedł do mnie z pismem z urzędu skarbowego i wyrazem twarzy człowieka, który właśnie zobaczył ducha.

W pewnym sensie — zobaczył.

— Panie Januszu, oni twierdzą, że odliczyłem VAT z faktury wystawionej przez firmę, która nie istnieje.

Spojrzałem na pismo. Kontrola krzyżowa wykazała nieprawidłowość. Faktura numer 127/2024 na kwotę 84 000 złotych brutto, wystawiona przez firmę „Trans-Bud Jan Kowalski". Problem? Jan Kowalski zmarł trzy miesiące przed datą wystawienia faktury.

Martwy wystawca, żywa faktura

Zacząłem kopać. Historia okazała się prostsza i smutniejsza niż jakikolwiek kryminał.

Jan Kowalski prowadził jednoosobową działalność — transport materiałów budowlanych. Zmarł nagle w styczniu. Zawał serca, sześćdziesiąt dwa lata.

Jego syn Tomek postanowił kontynuować działalność ojca. W końcu były samochody, byli klienci, był rozkręcony biznes. Problem? Tomek nie przepisał firmy na siebie. Nie zgłosił śmierci ojca do urzędu skarbowego. Nie zamknął działalności.

Po prostu dalej wystawiał faktury. Na dane ojca. Z NIP-em ojca. Na papierze firmowym ojca.

Przez pół roku.

Dlaczego to problem?

Z punktu widzenia prawa podatkowego firma jednoosobowa kończy się z chwilą śmierci właściciela. Automatycznie. Nie ma firmy — nie ma faktur. Nie ma faktur — nie ma VAT do odliczenia.

Pan Mariusz w dobrej wierze zapłacił za usługę transportową. Dostał fakturę. Odliczył VAT — 15 700 złotych. Wszystko wyglądało normalnie.

Ale ta faktura nigdy nie powinna powstać.

Kto jest winny?

Syn zmarłego? Zdecydowanie. Wystawianie faktur na dane nieżyjącej osoby to przestępstwo. Ale Tomek nie działał ze złej woli — po prostu nie wiedział, że nie można tak robić. Myślał, że załatwi formalności „jak się ogarne po pogrzebie". Pół roku później nadal się nie ogarnął.

Pan Mariusz? Formalnie też. Przedsiębiorca ma obowiązek weryfikacji kontrahenta. Czy jednak można wymagać sprawdzania, czy właściciel firmy nadal żyje?

Urząd skarbowy? Nie jest winny, ale ma swoje procedury. VAT odliczony z nieistniejącej faktury to VAT do zwrotu. Z odsetkami.

Co zrobiliśmy?

Najpierw — kontrola szkód. Sprawdziłem wszystkie faktury od Trans-Bud w dokumentacji pana Mariusza. Były cztery. Łączna kwota VAT do korekty: 43 000 złotych.

Potem — dokumentacja. Zebraliśmy dowody, że pan Mariusz działał w dobrej wierze:

• Przelewy bankowe potwierdzające zapłatę
• Dokumenty WZ i dowody dostawy
• Historię współpracy z firmą (faktury sprzed śmierci właściciela)
• Oświadczenie, że nie wiedział o śmierci kontrahenta

Złożyliśmy korektę JPK_VAT z wyjaśnieniem okoliczności. Wnieśliśmy o odstąpienie od naliczania odsetek ze względu na brak winy podatnika.

Jak to się skończyło?

Urząd zgodził się na rozłożenie zaległości na raty. Odsetki naliczył — ale tylko od daty wszczęcia kontroli, nie od daty pierwotnego odliczenia. Pan Mariusz oddał 43 000 VAT-u w dwunastu ratach.

Syn zmarłego? Dostał zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa skarbowego. Ostatecznie skończyło się na karze grzywny i obowiązku zamknięcia działalności ojca.

A firma Trans-Bud? Oficjalnie przestała istnieć — tym razem naprawdę.

Czego ta historia uczy?

Od tamtej pory w biurze mamy procedurę. Przy każdym nowym kontrahencie — i raz do roku przy stałych — sprawdzamy:

• Status w CEIDG lub KRS
• Białą listę VAT
• VIES przy transakcjach zagranicznych

Czy sprawdzamy akty zgonu właścicieli? Nie. Ale sprawdzamy, czy firma wykazuje aktywność w rejestrach. Martwa firma zwykle zostawia ślady — brak aktualizacji danych, nieaktywny wpis, wykreślenie z rejestru VAT.

Pięć minut sprawdzania może zaoszczędzić czterdzieści trzy tysiące złotych.

Twój kontrahent nagle zniknął z rynku? Przestał odbierać telefony? Sprawdź, czy nadal istnieje — dosłownie. Czasem najprostsze wyjaśnienie jest tym właściwym.

→ Chcesz zweryfikować swoich kontrahentów? Możemy przeprowadzić audyt Twojej bazy dostawców. Lepiej wiedzieć teraz niż dowiedzieć się od urzędu.