Księgowy kontra sztuczna inteligencja

O tym, jak klient próbował zastąpić biuro rachunkowe ChatGPT-em — i co z tego wyszło po czterech miesiącach

Pan Dawid był typem, który uwielbiał być pierwszy.

Pierwszy iPhone w swoim gronie znajomych. Pierwsza Tesla na osiedlu. Pierwszy startup w rodzinie — aplikacja mobilna do zarządzania czasem, funding od anioła biznesu, biuro w coworkingu z widokiem na Odrę.

I pierwsza księgowość prowadzona przez sztuczną inteligencję.

Przynajmniej tak to sobie wyobrażał

“Panie Januszu, muszę Panu coś powiedzieć”

Pracowaliśmy razem od dwóch lat. Pan Dawid był wymagającym, ale dobrym klientem. Pytał, dopytywał, chciał rozumieć. Czasem irytujące, ale w gruncie rzeczy — właściwe podejście.

Na jednym z naszych kwartalnych spotkań powiedział:

— Panie Januszu, muszę być szczery. Testuję alternatywne rozwiązania.

— Jakie rozwiązania?

— AI. ChatGPT plus kilka wtyczek do analizy dokumentów. Wrzucam faktury, zadaję pytania, dostaję odpowiedzi. Wygląda obiecująco.

Nie byłem zaskoczony. Słyszałem podobne historie od innych księgowych. Era sztucznej inteligencji wkraczała do każdej branży — księgowość nie była wyjątkiem.

— Rozumiem — powiedziałem spokojnie. — Proszę dać znać, jak pójdzie.

— Da Pan sobie radę bez mojego biznesu?

Uśmiechnąłem się.

— Dam sobie radę. A Pan proszę uważać.

Pan Dawid machnął ręką.

— Co może pójść nie tak? To tylko liczby.

Cztery miesiące później

Telefon zadzwonił o 23:17. Numer pana Dawida.

— Panie Januszu, przepraszam za porę. Mam problem. Duży problem.

Wiedziałem, że ten telefon kiedyś nadejdzie. Nie wiedziałem tylko, że będzie o jedenastej w nocy.

— Słucham.

— JPK. Urząd odrzucił moje pliki. Trzy razy. Za każdym razem inne błędy. Próbowałem naprawić, ale im więcej poprawiam, tym gorzej. Teraz dostaję wezwania do złożenia wyjaśnień. I chyba mam zaległości, ale nie wiem jakie.

— Przyjedź jutro rano. Weź wszystkie dokumenty z ostatnich czterech miesięcy.

— Wszystkie?

— Wszystkie. Faktury, wyciągi, umowy, maile. I wydruki z tego, co ChatGPT Ci doradził.

Cisza w słuchawce.

— Wydruki… tak, oczywiście.

Archeologia błędów

Pan Dawid przyjechał z laptopem i dwoma reklamówkami dokumentów. Wyglądał, jakby nie spał od tygodnia. Prawdopodobnie nie spał.

Zaczęliśmy przeglądać.

Przez cztery miesiące pan Dawid “prowadził księgowość” w następujący sposób:

1.          Skanował faktury i wrzucał je do narzędzia OCR

2.          Zadawał ChatGPT pytania w stylu “jak zaksięgować tę fakturę?”

3.          Dostawał odpowiedzi i wprowadzał je do arkusza Excel

4.          Na koniec miesiąca generował JPK i wysyłał do urzędu

Brzmi rozsądnie. Diabeł tkwił w szczegółach.

Błąd numer 1: Zaliczki od inwestora

Pan Dawid dostał 200.000 zł od inwestora. Zapytał AI:

“Otrzymałem płatność 200.000 zł od zagranicznego inwestora. Jak to zaksięgować?”

AI odpowiedziało:“Płatności od inwestorów zagranicznych mogą być traktowane jako transakcje niepodlegające VAT, jeśli stanowią wkład kapitałowy lub dotację.”

Pan Dawid zakwalifikował to jako “niepodlegające VAT” i nie wykazał w JPK.

Problem? To nie był wkład kapitałowy. To była zaliczka na poczet usług doradczych, które pan Dawid miał świadczyć dla firmy inwestora. Usługi doradcze podlegają VAT. 23%.

Zaległy VAT: 46.000 zł.

Błąd numer 2: Koszty reprezentacji jako marketing

Pan Dawid regularnie spotykał się z klientami w restauracjach. Zapytał AI:

“Mam faktury za kolacje biznesowe z klientami. Czy mogę je wrzucić w koszty?”

AI odpowiedziało:

“Koszty spotkań biznesowych mogą być kwalifikowane jako wydatki marketingowe, jeśli służą budowaniu relacji z klientami i promocji firmy.”

Pan Dawid wrzucił wszystkie kolacje jako “usługi marketingowe”.

Problem? Kolacje z klientami to reprezentacja. Reprezentacja NIE jest kosztem uzyskania przychodu. Nawet jeśli podczas kolacji rozmawia się o biznesie.

Zawyżone koszty: 34.000 zł przez cztery miesiące.

Błąd numer 3: Amortyzacja jednorazowa

Pan Dawid kupił sprzęt komputerowy za 78.000 zł. Zapytał AI:

“Kupiłem komputery i monitory do biura za 78.000 zł. Jak to zamortyzować?”

AI odpowiedziało:

“Mali podatnicy mogą skorzystać z jednorazowej amortyzacji środków trwałych do limitu 50.000 euro.”

Pan Dawid wrzucił całe 78.000 zł w koszty jednorazowo.

Problem? Limit 50.000 euro dotyczy ŁĄCZNEJ amortyzacji w roku, nie pojedynczego zakupu. Pan Dawid już wcześniej wykorzystał część limitu. A poza tym — nie każdy sprzęt kwalifikuje się do jednorazowej amortyzacji.

Zawyżone koszty: kolejne 33.000 zł.

Błąd numer 4: Błędne kody GTU

JPK wymaga oznaczania faktur specjalnymi kodami GTU — w zależności od rodzaju towaru lub usługi.

Pan Dawid zapytał AI o każdą fakturę osobno. Dostawał różne odpowiedzi, bo zadawał pytania w różny sposób. Efekt?

•             Ta sama usługa raz miała kod GTU_12, raz nie miała żadnego

•             Niektóre faktury miały kody, które w ogóle nie istnieją

•             Inne miały błędne oznaczenia procedur (np. MPP przy transakcjach poniżej 15.000 zł)

Urząd trzy razy odrzucił JPK. Za każdym razem pan Dawid “naprawiał” — czyli pytał AI i wprowadzał nowe błędy.

Dlaczego AI się myliło?

Usiedliśmy z panem Dawidem i przeanalizowałem, co poszło nie tak.

Problem 1: Brak kontekstu

AI nie znało pełnej sytuacji pana Dawida. Nie wiedziało, że “płatność od inwestora” to tak naprawdę zaliczka na usługi. Nie wiedziało, że pan Dawid wykorzystał już część limitu amortyzacji. Nie wiedziało, jakie transakcje były wcześniej.

AI odpowiadało na pojedyncze pytania. Księgowość wymaga patrzenia na całość.

Problem 2: Brak dopytywania

Kiedy klient przychodzi do mnie z fakturą za “kolację biznesową”, pytam: z kim, po co, czy był konkretny cel biznesowy. Czasem to faktycznie można wrzucić w koszty — np. szkolenie połączone z posiłkiem. Czasem nie można.

AI nie pyta. AI odpowiada.

Problem 3: Ogólne odpowiedzi na konkretne pytania

AI daje odpowiedzi “książkowe” — teoretycznie poprawne, ale nieuwzględniające niuansów. “Mali podatnicy mogą skorzystać z jednorazowej amortyzacji” — tak, mogą, ale pod pewnymi warunkami, które AI nie zawsze wymienia.

Problem 4: Brak odpowiedzialności

Kiedy ja popełniam błąd — odpowiadam za niego. Mam ubezpieczenie OC, mogę być pociągnięty do odpowiedzialności.

Kiedy AI się myli — kto ponosi konsekwencje? Nie AI. Klient.

Rachunek

Usiedliśmy do liczenia całkowitych strat.

Plus: koszty naprawy — korekty JPK, korekty deklaracji, wyjaśnienia do urzędu.

Plus: stres, czas, nieprzespane noce.

Pan Dawid patrzył na sumę jak na wyrok.

— Panie Januszu, cała ta “oszczędność” na księgowości kosztowała mnie więcej niż dziesięć lat usług u Pana.

Miał rację. Moje usługi kosztowały go około 6.000 zł rocznie. Cztery miesiące z AI kosztowały 70.000 zł.

Naprawianie

Spędziliśmy trzy dni na prostowaniu.

36 korekt JPK (każdy miesiąc osobno, każda korekta wymaga uzasadnienia). Korekty deklaracji VAT. Korekty zaliczek na PIT. Wyjaśnienia do urzędu, dlaczego pierwotne pliki były błędne.

Pan Dawid zapłacił zaległości. Odsetki. I moją fakturę za naprawę — która sama w sobie była wyższa niż roczny koszt normalnej obsługi.

Co mówię od tamtej sprawy

Kiedy ktoś pyta mnie, czy AI zastąpi księgowych, odpowiadam:

AI to narzędzie. Świetne narzędzie. Używam go sam — do wyszukiwania przepisów, do sprawdzania interpretacji, do pierwszego draftu pism.

Ale narzędzie to nie zastępca.

Młotek jest świetnym narzędziem. Ale czy dałbyś młotek komuś bez doświadczenia i kazał zbudować dom? Efekt byłby podobny do księgowości pana Dawida.

AI może pomóc księgowemu być bardziej efektywnym. Ale nie może zastąpić: - Znajomości kontekstu klienta - Umiejętności zadawania właściwych pytań - Doświadczenia w interpretacji przepisów - Odpowiedzialności za błędy

I jeszcze jedno — kto podpisze deklarację? Kto stanie przed urzędem skarbowym? Kto weźmie na siebie konsekwencje błędu?

Nie ChatGPT. Ty.

Epilog

Pan Dawid jest znowu moim klientem. Wrócił po czterech miesiącach eksperymentu — mądrzejszy o 70.000 złotych i kilka siwych włosów.

Czasem żartuje, że był “beta testerem księgowości przyszłości”.

— I jak ta przyszłość? — pytam.

— Droga — odpowiada. — Bardzo droga.

Dalej używa AI — ale do innych rzeczy. Do pisania maili, do burzy mózgów, do tłumaczeń.

Do księgowości używa księgowego.

Jak Bóg przykazał.

Kusisz się na “darmową” księgowość z pomocą AI? Pamiętaj: darmowe porady są warte tyle, ile za nie płacisz. A błędy podatkowe płacisz Ty — nie sztuczna inteligencja.

→ Masz pytanie podatkowe? AI może dać Ci odpowiedź. Księgowy da Ci właściwą odpowiedź. Jest różnica.

Księgi i kłopoty • LEX TAX J.Opala Sp. jawna